Regels en afspraken

Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend. Organisatie en cliënten moeten op de vrijwilliger kunnen rekenen. Het is dus zaak over en weer duidelijk te maken welke taken de vrijwilliger op zich zal nemen, hoe vaak, wanneer en op welke manier. Met het aangaan van verplichtingen mag echter het vrijwillige karakter van het werk niet verloren gaan. Als bijvoorbeeld gebruik gemaakt wordt van schriftelijke overeenkomsten, moet er geen arbeidscontract gemaakt worden of afspraken worden opgeschreven die uit een arbeidscontract komen. Als het gaat om zaken als beschikbaarheid, vervanging, vakantie, opzegging enzovoort, is het van belang voorzichtige formuleringen te gebruiken.

Afspraken

De belangrijkste rechten en plichten waarover afspraken gemaakt kunnen
worden, zijn:

• werkomstandigheden als werktijden, vakantie, enzovoort;
• onkostenvergoeding;
• inspraak en medezeggenschap;
• verzekeringen.

Het is raadzaam ook over de volgende onderwerpen afspraken te maken:

• introductiecursus / noodzakelijke training (deskundigheidsbevordering)
• werktijden,
• vakantie,
• wat te doen bij ziekte,
• opzegtermijn,
• bijscholing, deskundigheidsbevordering (Het is normaal dat wanneer een cursus gevolgd wordt voor het vrijwilligerswerk, de kosten gedragen worden door de organisatie. De organisatie kan daaraan wel de voorwaarde verbinden dat de vrijwilliger dan een bepaalde minimumtermijn blijft werken).
• inspraak en medezeggenschap (Inspraak is een recht dat het werkplezier ten goede komt. Maar inspraak leeft niet voor iedereen en mag dus geen verplichting zijn).

Begeleiding

Het is van belang tijd te nemen om een vrijwilliger in te werken. Na het voorzien in alle noodzakelijke informatie moet de vrijwilliger ook begeleid worden. Het is voor de vrijwilliger het beste als de begeleiding steeds door eenzelfde persoon wordt gegeven. Ook na langere tijd is van belang dat de vrijwilliger begeleid wordt. Het is raadzaam in de begeleiding bepaalde vaste punten te laten terugkomen, zoals wat er wordt besproken, wat het doel van het gesprek is en hoe vaak de gesprekken plaatsvinden.

De waarde van een vrijwilligerscontract

U kunt deze afspraken mondeling maken of kiezen voor een zeer formele manier; beide partijen ondertekenen dan een op schrift gestelde overeenkomst, waarin de onderlinge afspraken zijn opgenomen. Maar het kan ook minder formeel door de afspraken in een brief te bevestigen.
De op deze manier gemaakte afspraken bepalen de rechtspositie van de vrijwilliger en de organisatie. Op deze afspraken (in juridische termen: overeenkomsten of contracten) zijn namelijk heel algemene wettelijke regels van toepassing. De belangrijkste daarvan is, dat 'partijen' elkaar over en weer kunnen houden aan het contract en dat u, in het uiterste geval, naar de rechter kunt stappen als de andere partij de overeenkomst niet wil nakomen. En dan doet het er niet toe of een contract op papier is gezet en ondertekend, of dat het gaat om mondelinge afspraken. Alleen is het bij mondelinge afspraken erg moeilijk om te bewijzen wat precies is afgesproken.
Natuurlijk zal het niet zo snel gebeuren dat een vrijwilliger of een organisatie naar de rechter stapt. Daar gaat het ook niet in de eerste plaats om. Het gaat erom dat een vrijwilligerscontract een middel kan zijn om duidelijkheid te verschaffen over wat wel en wat niet verwacht wordt van de vrijwilliger. Het kan dienen om de rechten van de vrijwilliger uitdrukkelijk te waarborgen. Daar staat tegenover dat overeenkomsten ook gemaakt kunnen worden om de vrijwilliger vooral plichten op te leggen. Het is dan ook altijd goed om voor het opstellen van een contract te bedenken welk en wiens belang ermee gediend is.
Een aantal algemene rechten van de vrijwilliger kan heel goed (en misschien nog wel beter dan in een individuele overeenkomst) worden opgenomen in de algemene interne regels van de organisatie. Deze interne regels vindt u in de statuten en/of het huishoudelijk reglement. Als deze hierin nog niet zijn opgenomen zou een eerste stap kunnen zijn dat deze worden gefeormuleerd. Het recht op onkostenvergoeding en de wijze waarop de inspraak geregeld is, kunnen hierin worden vastgelegd. Wanneer op deze manier een organisatie goed berekend is op deelname van vrijwilligers, biedt dit de eerste en beste garantie voor vrijwilligers. Regels, vastgelegd in statuten en huishoudelijk reglement, geven vrijwilligers de mogelijkheid het bestuur van de instelling daarop aan te spreken.